Nieuw MR-instrument berekent inkomsten en uitgaven

Komt er op onze school voldoende geld binnen om een nieuwe conciërge aan te trekken? Voert mijn directie wel een gedegen financieel beleid? Voor medezeggenschapsraden in het voortgezet onderwijs heeft de AOb een nieuwe rekenmodule ontwikkeld die dit soort vragen beantwoordt. "Het instrument maakt je tot een serieuze gesprekspartner van de directie."

"Het gaat tot nu toe meestal zo: de directie legt het financiële beleid uit en wij zijn al lang blij als we die uitleg snappen. Met de rekenmodule kunnen we zelf nagaan wat er gebeurt op school, wat de gevolgen zijn van financieel beleid, daardoor zijn wij als MR beter in staat beleidsbeslissingen te beoordelen."
Voor Jan Menger, MR-lid op het Christelijk College Zeist, komt het nieuwe rekeninstrument precies op het juiste moment. "Bij ons op school zijn we inmiddels zover dat de MR mag meedenken over beleidsbeslissingen voordat die in kannen en kruiken zijn. Dan is het wel handig dat wij snel kunnen zien waar de pijnpunten liggen. De rekenmodule maakt het beter mogelijk om proactief te zijn."
Precies om die reden besloot de AOb het rekeninstrument te ontwikkelen. Sinds 2003 is er onder de naam In goed overleg op www.aob.nl een spreadsheet te vinden waarmee MR'en in het voortgezet onderwijs de lumpsum kunnen berekenen. "Die spreadsheet rekent de inkomsten van een school uit", vertelt Ron van der Hoek, AOb-vakbondsconsulent en docent informatica bij de Pontes Scholengroep in Zierikzee. Om goed zicht te krijgen op de financiële positie van een school is het ook noodzakelijk de uitgaven in kaart te brengen.
Natuurlijk verloop, het overhevelen van budgetten naar een andere personeelscategorie, het creëren van meer LC-functies. Wie wil weten wat de financiële consequenties van dit soort beslissingen zijn, moet zowel inkomsten als uitgaven in het vizier hebben. De door Van der Hoek ontwikkelde nieuwe rekenmodule, formatieplanner genaamd, neemt de uitgaven van een school dan ook mee. "Deze rekenmodule valt uiteen in twee delen. Aan de ene kant kun je zien hoeveel geld er is voor de verschillende vestigingen van een scholengroep. Aan de andere kant kun je binnen de personeelscategorieën - onderwijsondersteunend personeel, docenten, directie - en binnen de functies zien hoeveel geld er voor elke groep beschikbaar kan komen. Je kunt zien wat een school overhoudt."

Krimp en groei
De rekenmodule maakt de tegoeden van een school niet zichtbaar. Van der Hoek: "Het programma maakt geen balans op, geeft geen zicht op bijvoorbeeld de spaarrekening. De module berekent alleen de jaarlijkse inkomsten en uitgaven. En brengt de financiële situatie voor de komende jaren in beeld. Bestaand vermogen wordt niet zichtbaar."
Hoe werkt de formatieplanner? Op een spreadsheet vult de MR de data in. Gegevens over budget, leerlingenaantallen, formatieplan en lesaantallen zijn daarvan een voorbeeld. Het programma houdt rekening met een groot aantal factoren, zoals de verwachte groei of krimp van het leerlingenaantal en de weging van leerlingen.
Wanneer de MR de hele spreadsheet heeft ingevuld, komt de rekenmodule met een samenvatting van de inkomsten en uitgaven. Uiteindelijk rollen er financiële kerngetallen uit het programma. Deze getallen kan de MR vergelijken met de kerncijfers van vergelijkbare scholen. Kerngetallen van soortgelijke scholen zijn te vinden op de website Onderwijs in cijfers van uitvoeringsinstantie Cfi: oic.cfi.nl. Op deze site moet het brinnummer van de eigen school worden ingevuld om de gegevens op te kunnen halen.
"Wanneer je jouw kerngetallen vergelijkt met de getallen van andere scholen, rijzen er vragen. Als MR kun je op zoek gaan naar verklaringen voor afwijkingen in de cijfers. Waarom heeft de directie voor die en die doeleinden geld gebruikt? De module zet aan tot inhoudelijke discussies", vertelt Louis Dalenberg, MR-lid op het Anna van Rijn College in Nieuwegein.

Speurwerk
Het was een jaar sleutelen voordat de formatieplanner af was. In het laatste stadium werd aan de MR'en van vijf scholen gevraagd de module uit te proberen. MR-lid Dalenberg was betrokken bij het testen van de rekenmodule. Over de mogelijkheden van het programma is hij zeer te spreken. "Door de lumpsumfinanciering heeft de directie meer mogelijkheden voor het uitzetten van beleid. Het is belangrijk dat wij over dat beleid kunnen meepraten", vindt hij. "Directies weten nog niet dat dit hulpmiddel bestaat. Ik zou zeggen dat het voor hen plezierig is wanneer een MR meedenkt. Ik weet alleen dat niet alle directies daar blij mee zijn. Het gaat namelijk sneller wanneer de MR niet betrokken is bij de besluitvorming."
De rekenmodule maakt het makkelijker te praten over financiële beslissingen. En dat is prettig, vindt ook Menger van het Christelijk College Zeist die bij het uitproberen van de formatieplanner betrokken was. "Wij hebben bijvoorbeeld op dit moment een verdeling waarin 82 procent van het geld naar personeel gaat en 18 procent wordt uitgegeven aan materiële zaken. De directie wil nu naar een 80/20-verdeling toe. In euro's gaat dat om een behoorlijk verschil. Met het rekenprogramma kun je makkelijk zien wat de consequenties van zo'n beslissing zijn en kun je dus een beter onderbouwde mening geven."
Wel viel de gebruiksvriendelijkheid van het rekenprogramma hem tegen. "Van de directie krijgen wij de begroting, het formatieplan, de Cfi-brief - daartoe zijn ze verplicht. Op zich waren alle gegevens aanwezig toen wij de module testten, maar speur ze maar eens op. De invoer bleek lastig. Hoeveel precies wordt er uitgegeven aan onderwijspersoneel? Dat staat niet zo eenvoudig genoteerd." Dalenberg deelt de klacht. "Je moet met het programma leren werken. Een workshop over hoe om te gaan met de module zou niet verkeerd zijn."

Artikelen

• Nieuw MR-instrument berekent inkomsten en uitgaven
• 'Je voelt je wel eens het eindstation'