10 tips: overwin je angst voor het slechtnieuwsgesprek

Investeer vooraf in de band met ouders, adviseert Arine Brouwer, coach bij het Centrum voor Onderwijsontwikkeling van de Avans Hogeschool in Breda. Managementgoeroe Stephen Covey noemt het een ‘emotioneel banksaldo'. "Als je nog geen saldo hebt opgebouwd, sta je met een slecht-nieuwsgesprek meteen in het rood. Een positief saldo krijg je door een open en oprecht belangstellende houding naar ouder en kind." Dus: zoek contact. Maak een praatje. Vertel ouders iets leuks over hun kind.

Slecht nieuws breng je niet in een tienminutengesprek tijdens een ouderavond. Bel de ouders op en nodig ze uit voor een gesprek op school. Zeg dat je wilt praten over de voortgang van hun kind. "Treed aan de telefoon niet in detail", adviseert Charles van der Horst, auteur van  Communiceren met ouders en werkzaam bij de verkorte pabo op de Hogeschool van Utrecht. "Houd het kort aan de telefoon. Maak een afspraak en zeg dat je er de tijd voor wilt nemen."

Zoek een geschikte plek om het gesprek te voeren. Een klaslokaal is prima. Misschien heeft jouw school een aparte ruimte voor dit soort ontmoetingen. Laat je niet storen: zet je mobiele telefoon uit en stel je collega's op de hoogte. "Denk ook na over de tafelschikking", zegt Van der Horst. "Zorg ervoor dat alle aanwezigen elkaars gezicht kunnen zien. Komen de beide ouders? Laat ze naast elkaar zitten. Als ze verdrietig raken, hebben ze steun aan elkaar." Denk ook aan koffie, thee, water en een doos met tissues. "Heel plat en praktisch, maar het zijn juist zulke kleine dingen die een gesprek ongestoord doen verlopen. Hoe het gesprek verloopt, weet je niet. De omgevingsfactoren heb je in de hand: zorg dat je die goed regelt."

De manier waarop je het slechte nieuws brengt is cruciaal. Deel de klap direct uit, is het advies. Bondig en feitelijk. Bijvoorbeeld: ‘Uw kind blijft dit jaar zitten, omdat zijn resultaten achter blijven.' "Bereid je goed voor. Zet de zinnen eventueel van tevoren op papier", zegt Van der Horst. Een valkuil voor veel beginnende leerkrachten is de mededeling van het slechte nieuws uit te stellen en te beginnen met een open vraag of een opmerking die uitnodigt eerst over een ander onderwerp te praten. Van der Horst: "Ouders zitten er met een bepaalde verwachting. Door zo'n opening bouw je de spanning onnodig op." Blijf bij je boodschap en wees duidelijk. "Verzacht het nieuws niet. Geef geen valse hoop. Slecht nieuws is nooit leuk. Hoop je op een gezellig gesprek, dan kom je bedrogen uit." Arine Brouwer: "Een zin die kan helpen en de boodschap niet vertroebelt is: ‘Ik vind het heel vervelend, maar...'

"Kom een kind niet aan z'n ouders en kom een ouder niet aan z'n kind, verwoordt trainer/therapeut Ard Nieuwenbroek de loyaliteit tussen ouder en kind. "Slecht nieuws over hun kind komt altijd hard aan bij ouders", aldus de auteur Tienminutengesprekken met ouders en Tienminutengesprekken met leerkrachten. Erken de gevoelens van de ouder(s) en benoemd deze. ‘Ik zie dat het u erg raakt.' Of: ‘U schrikt van dit nieuws. Dat kan ik me voorstellen.' Zo'n zin bedaart de gemoederen en haalt de kou uit de lucht. Uit den boze is een zinsnede als: ‘Niet huilen. Zo erg is het nou ook weer niet.' Met deze woorden wordt geen recht gedaan aan gevoelens.

Stel: een kind uit jouw klas gedraagt zich op school vaak brutaal. De ouders herkennen het gedrag niet. ‘Dat doet ie thuis nóóóóit.' Grote kans dat het een welles/nietes-discussie wordt. Dit kan je voorkomen door niet in de verdediging te schieten. "Stel vragen. Ga verder op de inhoud", zegt Gerda Valstar, docent gesprekstechnieken/oudercontacten bij de Katholieke Pabo in Zwolle. Zeg bijvoorbeeld: ‘Dan gedraagt uw kind zich thuis blijkbaar anders dan op school. Hoe zou dat komen?' Hetzelfde geldt bij een ander voorbeeld: ‘Ons kind gaat altijd met buikpijn naar school als u er bent.' Voel je niet aangevallen, maar ga op onderzoek uit: ‘Welke vakken, welke dagen precies? Heeft u zelf enig idee hoe dit komt?'

"Denk niet dat je van tevoren precies kan inschatten hoe het gesprek loopt", zegt Ard Nieuwenbroek. "Ik zeg altijd: laat je verwonderen. Weet wat je te zeggen hebt, maar probeer niet alles van te voren af te kaarten. Daarmee doe je tekort aan de ontmoeting die plaats gaat vinden. Het is de valkuil van de vermeende herkenbaarheid. Iedere situatie is anders." Charles van der Horst vult aan: "Geef ouders de ruimte om zich te uiten. Durf stiltes te laten vallen. Klets niet alles vol."

Ard Nieuwenbroek: "Heel veel jonge docenten denken: ze zullen me wel niet serieus nemen, omdat ik zo jong ben. Fout. Als je dat denkt, ga je je ook zo gedragen. Dan roep je het als het ware over jezelf af." Wees jezelf en stel je daarna open voor die ander. In plaats van de piekergedachte niemand neemt mij serieus, denk je: ik ben benieuwd wat ze van me zullen vinden.

"Je hoort docenten steeds vaker klagen dat ouders zo weinig aan de opvoeding doen", zegt Gerda Valstar, ook verbonden aan Ouders & COO, een landelijke oudervereniging. "Realiseer je dat ouders naar hun beste vermogen handelen. Zoek samen met hen naar een oplossing die de belangen van het kind het beste dient. Uit onderzoek blijkt dat overleg tussen ouders en school de prestaties van kinderen ten goede komt." Laat je niet meeslepen door de boosheid van de ouders, voegt Nieuwenbroek toe. "Hun boosheid is vanwege het slechte nieuws. Erken hun teleurstelling, maar voel je niet afgewezen."

Maak aantekeningen tijdens het gesprek. Stel afspraken op schrift en stuur die later op ter ondertekening. "Dan kunnen we ons er beiden aan houden." Maak direct een vervolgafspraak. Gerda Valstar: "Dat geeft ouders de gelegenheid om het nieuws te verwerken. En een volgende keer gericht vragen te stellen." Kom afspraken en beloften na, benadrukt zij. "Als je ouders beloofd hebt om meer aandacht te besteden aan bijvoorbeeld spelling, doe dat dan ook. Schrijf op wat er met die belofte is gedaan. Dan heb je iets om op terug te vallen als een ouder opeens bij je aan de deur staat."